Notulen ledenvergadering dd donderdag 15-10-2015
Locatie: MerkAz Joods Cultureel Centrum te Utrecht
Aanwezig bestuur:
Kees van Putten (voorzitter), Alieds Langeveld (penningmeester), Ronald van de Stolpe, Leny Noordermeer en Joke Lith (notulen).
Aanwezig: 50 leden.
Afwezig met kennisgeving: Janny Bloembergen (CW-mentor), Lizette Busman, Ruud Mosk, Frouke Reitsma, Inge Smit, Stanny Straesser-Verster, Cora van Langen, Joke en Ruud Zagt.
1. Opening en Mededelingen
Kees opent de vergadering om 21:00 uur, heet de aanwezigen welkom en vooral ook de studenten die recent zijn gestart met de opleiding. De dames Leny Noordermeer, Joke Hormann en Tineke Klinkers worden hartelijk bedankt voor de verzorging van de catering vanavond.
2. Notulen ledenvergadering 04-11-2014
De notulen worden geaccordeerd.
Naar aanleiding van:
-pag. 1, 1. Opening en Mededelingen: Ria van Willigenburg
Letta Senne laat weten dat Astrid Winkel en zij recent een laatste bezoek aan Ria hebben gebracht. Ria heeft via de Stichting Ambulancewens nog een bezoek kunnen brengen aan de tentoonstelling “Munch: Van Gogh”. Dinsdag 13 oktober jl. is Ria overleden. De rouwkaart ligt vanavond ter inzage.
-pag. 3 en 4, 7. Programma studiejaar 2014-2015
De voorzitter informeert de aanwezigen dat aan de hier weergegeven beleidsvoornemens inmiddels uitvoering is gegeven.
3a. Financieel overzicht Jaarrekening 2014-2015
Alieds licht de Jaarrekening toe. Er is een batig saldo, dat is mede te danken aan de contributie-inning van het ruime ledenbestand van 189 leden. De reizen en excursies waren kostendekkend. De lezingen waren dat niet geheel. Ook het symposium laat een tekort zien. Dit wordt uit de contributie betaald, evenals de catering en de verschillende bestuurskosten.
3b. Verslag Kascommissie
De Kascommissie voor het studiejaar 2014-2015 werd gevormd door Reinder Schoen en Henk Boomgaard. Reinder heeft, na 15 jaar deel uitgemaakt te hebben van de Kascommissie, aangegeven zijn plaats op te willen geven. Het bestuur spreekt zijn dank uit aan Reinder (vanavond niet aanwezig) voor zijn langdurige inzet en zal nog aandacht aan zijn afscheid besteden.
Henk informeert de aanwezigen dat de Kascommissie op 14 augustus jl. de rekening van de vereniging heeft gecontroleerd en de boekhouding over het afgelopen jaar akkoord is bevonden.
4a. Begroting 2015-2016
Alieds licht de begroting van het huidige studiejaar toe. Er is een fors nadelig saldo begroot. Dat heeft o.a. te maken met het voornemen om twee maal een activiteit op een externe locatie te laten plaatsvinden. De extern geplande activiteiten in de afgelopen studiejaren en ook die van vanavond laten zien dat dat voor een ruime opkomst zorgt. De bijeenkomsten die de Suster in het studiecentrum houdt leveren geen zaalhuur voor de vereniging op. Het beheer en onderhoud van de vernieuwde website is een nieuwe en blijvende post in de begroting. Het huidige aantal leden ligt een stuk lager dan vorig studiejaar. Het werven van nieuwe leden is dan ook een aandachtspunt.
4b. Voorstel contributieverhoging 2016-2017
Om de activiteiten van de Suster op hetzelfde niveau te kunnen blijven uitvoeren wordt de leden voorgesteld om met ingang van het verenigingsjaar 2016-2017 de contributie vast te stellen op vijftien euro per studiejaar. De aanwezige leden gaan akkoord met dit voorstel.
5a. Bestuur – samenstelling 2015-2016
Aangezien de voorzitter, penningmeester en de secretaris min of meer gelijktijdig zijn aangetreden zou dat betekend hebben dat zij bij deze ledenvergadering alle drie af zouden treden. Het bestuur heeft ervoor gekozen om de herbezetting van deze functies gefaseerd te laten plaatsvinden. Joke legt haar functie van secretaris vandaag neer. Kees en Alieds verlengen hun zittingsperiode met één jaar. Kees spreekt Joke namens het bestuur toe, dankt haar voor de inzet en uitvoering van haar taken als secretaris en overhandigt haar bloemen en een attentie. Het bestuur zal Joke nog uitnodigen voor een gezamenlijk afscheidsetentje. Joke dankt op haar beurt de collega’s voor de goede en leuke samenwerking in de afgelopen vier studiejaren.
Kees stelt de aanwezige leden voor om Ineke de Groot als algemeen bestuurslid en Dick de Wildt als secretaris te benoemen. De vergadering gaat hiermee akkoord.
De bestuurssamenstelling ziet er m.i.v. 16-10-2015 als volgt uit:
Voorzitter +redacteur website Kees van Putten
Penningmeester Alieds Langeveld
Secretaris Dick de Wildt
Algemeen bestuurslid + contentbeheerder website Ronald van de Stolpe
Algemeen bestuurslid Leny Noordermeer
Algemeen bestuurslid + co-redacteur website Ineke de Groot
Beheer tentamenbank Tineke Klinkers
Website: www.susterbertken.nl M: cwsusterbertken@gmail.com
Kees doet een oproep aan de leden om alvast te overwegen of ze één van de komende vacatures zouden willen vervullen. Het betreft de vacatures van voorzitter en penningmeester medio september/oktober 2016 (aan- en aftreden vindt plaats tijdens de ledenvergadering). Bestuursleden treden voor een periode van 4 jaar aan (volgens de richtlijnen in de statuten van de vereniging). Voor informatie en reacties kan men zich rechtstreeks tot het bestuur wenden of via het e-mail-adres van de Suster (zie hierboven). Aandachtspunt: alle leden
Vacature voorzitter: september/oktober 2016
Vacature penningmeester: september/oktober 2016
5b. Catering 2015-2016
De dames Joke Hormann en Tineke Klinkers verzorgen dit studiejaar de catering.
6. Kascommissie
Het bestuur stelt de leden voor om Jenny de Groot te benoemen als nieuw lid van de Kascommissie. De leden gaan hiermee akkoord. Daarmee bestaat de Kascommissie voor het studiejaar 2015-2016 uit Jenny de Groot en Henk Boomgaard.
7. Programma studiejaar 2015-2016: de cultuurwetenschappelijke actualiteit
? Evaluatie van het tweede jaar van programmering rond de cultuurwetenschappelijke activiteit 2014-2015
Kees informeert bij de aanwezigen of zij vragen/opmerkingen/suggesties met betrekking tot het programma van het afgelopen studiejaar hebben. Er zijn geen opmerkingen.
? Studieclubs
Kees benoemt de diverse studieclubs en bedankt de desbetreffende contactpersonen voor de inzet die zij tonen om activiteiten op niveau te organiseren.
? De Workshop Muziek is een nieuwe activiteit, geïnitieerd door Leny Noordermeer. De belangstelling voor deelname is groot, de workshop was al snel volgeboekt.
? In voorbereiding: Cultuurwetenschappelijk Atelier
Ronald van de Stolpe en Jan Schrauwen houden zich hiermee bezig en zullen te zijner tijd met informatie komen.
? Vernieuwde website en logo Suster Bertken
De bestaande website van de Suster heeft jaren naar tevredenheid dienst gedaan, maar voldoet niet meer aan de eisen van de huidige tijd. In samenwerking met Paul Noordermeer (P&ontwerp, grafische vormgeving) en Peter Marinus (aWebsheep internet & design) is een vernieuwde website en een nieuw logo voor de Suster ontworpen. Het bestuur streeft ernaar om beter en op een toegankelijke manier te communiceren met haar leden. Daartoe biedt de nieuwe website volop mogelijkheden. Het framework biedt veel meer ruimte (ten opzichte van de ‘oude’ website) voor het plaatsen van informatie en ook beeldmateriaal als foto’s en filmpjes kan nu getoond worden. Gebruikers kunnen zich -via de contactformulieren- eenvoudig opgeven voor een lidmaatschap, een vraag stellen, opmerking plaatsen of een verzoek indienen bij de tentamenbank.
Helaas lukt het vanavond, met de beschikbare apparatuur, niet om de website geheel beeldvullend te tonen op het scherm. Ronald (contentbeheerder van de website) geeft een korte toelichting. De website bevat een gedeelte met ‘statische’ informatie, zoals bijv. te vinden is onder Vereniging in de header en de ovaaltjes Suster Bertken (samenstelling bestuur, Karakteristiek van de Suster) en Lezingen (locatie, aanvang, kosten). Onder Service is informatie over de tentamenbank te vinden. Via Contact kan men vragen stellen, verzoeken indienen en opmerkingen plaatsen. Tevens is hier een overzicht van Veelgestelde Vragen te vinden.
De ‘dynamische’ informatie wisselt frequent. Onder Agenda is te vinden: de Jaaragenda, Lezingen, Studieclubs en Andere Activiteiten. Groot pluspunt: alle vaststaande data in het studiejaar staan hier al vermeld. Onder Studieclubs Actueel is aanvullende informatie te vinden over de desbetreffende activiteiten. Onder het ovaaltje Andere activiteiten staat bijv. de nieuwe Workshop Muziek. Onder de vier ovaaltjes bevinden zich de vier kopjes: Binnenkort, Nieuws, Terugblik en Lidmaatschap. Hier vindt de gebruiker in één oogopslag snel informatie over de eerstvolgende activiteit(en), nieuwsberichten, een terugblik op een recente activiteit en de mogelijkheid om je aan te melden als lid. Ook leden kunnen informatie aanleveren voor plaatsing op de website.
De nieuwe website zal naar verwachting over ca 1 ½ week gebruiksklaar zijn. Er zal nog informatie aan de leden uitgaan wanneer zij voor een eerste kennismaking terecht kunnen op de geheel vernieuwde website van de Suster.
8. Rondvraag/w.v.t.t.k.
Martin Brand informeert naar het aantal nieuwe studenten. Leny laat weten dat dit er ca 17 zijn (voor het studiecentrum Utrecht). Aan het begin van het studiejaar verzorgt de Suster, in overleg met onze studiementor, altijd een PR-praatje bij een van de begeleidingsbijeenkomsten van de OCCW-studenten op het studiecentrum. Leny heeft op 6 oktober jl. de Suster vertegenwoordigd bij de nieuwe studenten. Een aantal van hen is vanavond ook aanwezig.
9. Sluiting
De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun deelname aan deze avond en nodigt uit tot deelname aan de borrel.